自社で給与計算(内製化)を行う際のメリット・デメリット

 

クラウド給与計算システムが広く普及し、初期導入費用がなく、月額のランニングコストも安価であるため、現在、社労士や税理士に外注(アウトソーシング)している給与計算を自社で出来ないか、という相談が増えてきました。

アウトソーシング(外注)している給与計算を内製化する際のメリットとデメリットをまとめます。
まずは、内製化のメリットからです。

【内製化のメリット】
①費用が安くなる
②データがいつでもどこでも抽出できる
③外部とのやり取りに時間や手間がかかる
④業務を効率化しやすくなる
⑤スケジュールに融通が利く

 

①まずは、費用面の効果をあげることができるでしょう。

ところで給与計算の費用では以下のような額を見たことがある方はいませんか。

・月額:20,000円
・5人以上は、1人増すごとに500円を加算。タイムカード集計は1人1,000円加算。

例えば、社労士の場合、以前は都道府県毎の社労士会で報酬基準が定められていました。
上記は東京都社会保険労務士会で定められていた例です。
現在は、自由に報酬を決定してよいことになっていますが当時の報酬基準を使用し続けているケースもあり、
この例であれば、
・人数が25人なら、30,000円、45人なら、40,000円となります。

また、賞与計算の場合、給与計算と同様の報酬基準であれば、同様の額となります。

さらに年末調整も、別途費用がかかります。

クラウド給与計算システムの費用は各社によって、異なりますが上記の金額よりは安くなるでしょう。
また、オンプレミス型の給与計算システムであれば、以前は初期費用に数十万円かかるケースもありましたがクラウドシステムは、初期費用はなく、人数に応じた費用のみかかるケースがほとんどです。
さらに、給与計算だけでなく、社会保険の手続きなど労務システムも導入し、自社で手続きをするとその報酬も安くなる可能性はあります。

 

②いざという時にデータがすぐに手元にない、という話をよく聞きます。
給与計算の納品が紙のみの場合には当然、起こりますし、データによる納品の場合も必要な数値が足りてないということもあり得ます。

クラウド給与計算システムなら、自らシステムにアクセスすれば、データを場所や時間を問わず、ダウンロード出来るのは効率的です。

 

③メールやチャットのやり取りだけでなく、打ち合わせやその日程調整にも、時間と手間がかかります。

 

④業務が自分の見える範囲内で行われるので、改善を行いやすく、効率化もしやすくなります。

 

⑤外注の場合は、ある程度、余裕を持った日程を要求されることがありますが自社で行えば、多少の無理がききます。

 

 

一方、アウトソーシングのメリットです。

【アウトソーシングのメリット】
①専門家の知見、アドバイスを受けることができる
②属人化リスクを回避できる
③担当者の退職、休職リスクを回避できる
④自社の担当者のリソースが不要
⑤スケジュール通りの運用が可能

①自社で給与計算を行っている会社の給与計算の内容を見せて初めて頂くと計算の間違いがあることが少なくないですが専門家が見ることによって誤計算のリスクを減らすことは可能でしょう。
また、契約にもよるでしょうが例えば、変形労働時間制、手当の有無・支給方法、割増賃金など専門性の高い労働法や社会保険等に関する相談に応じたり、他社の事例を聞いて、アドバイスを受けることができるでしょう。

さらに新しい施策や制度をはじめたり、運用する際に専門家の力を借りた方が進めやすくなる側面もあるのではないでしょうか。

 

②中小企業の場合は、給与計算を複数人の担当を置くことが難しく、担当は1人というケースが多いのではないでしょうか。
情報を共有することがないので、マニュアルは担当者の頭の中だけにあったり、マニュアルはファイルにまとめているが担当者のPC(ローカル)を立ち上げないと見れないといったケースも多いです。外注すれば、そういったリスクを回避することが可能です。

 

③②で記載しました属人化が1人の担当者で進んでしまうとその担当者が突然の病気や退職した場合に代わりに業務を行う人がいないと業務が止まってしまうリスクがあります。また、退職ではなくても育児休業、介護休業といったケースもこれからさらに増えていくと予想されます。他に担当できる人がいないため、言い方が悪いですが弱みを握られるようなこともおこりません。

 

④外注すれば、その作業は自社で行う必要がないため、担当者の作業量は不要で他の業務を行うリソースは増えます。

 

⑤外注先でスケジュールは計画してくれるでしょうし、スケジュール通りにフィードバックしてもらえる安心感はあります。

 

以上、給与計算を内製化するメリットと外注するメリットをまとめてみました。

それぞれの会社に合う、合わないもあるでしょうし、アウトソーシング先の相性や経営方針や担当者の状況など様々な要素をもとに考えなければならないですが検討の一助になれば、幸いです。

 

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