FAXを廃止したら、スッキリしました

 

画像は、フリー素材の来夢来人から転載させて頂きました。

 

事務所として、FAXを廃止しました。
といっても、今まであまり使用していませんでしたが・・・
備忘録的に記しておきたいと思います。

そもそも開業(2020年の4月)したときに必要なものをリストアップする際、
プリンター周りは、こんな感じでした。

プリンター :家庭用もないし、さすがにレーザーはあった方がいいだろう

スキャナ  :多分いらないだろう・・・最悪、コンビニでも出来るし

FAX    :必須な業務はないし、不要でしょ

 

で、結局、カラーレーザープリンター購入しました。

 

その後、昨年、FAXが必要となる場面が2度ありました。

1度目は、年金事務所とのやり取りの中で書類をFAXします、
と言われることがありました。

ちなみに年金事務所は社会保険事務所時代の職員の業務外の閲覧等の問題があり、
パソコンがいまだにネットに接続していないようです。
インターネットを使用していないので、年金機構のホームページを見れないという
不便さだけでなく、Eメールでファイル等が送れないため、FAXを使用することになってしまいます。
(昨年の4月に河野大臣がテレワークの阻害要因として省庁のFAX全廃を打ち出しましたが問題は根深いようです。)

そのときは、「FAXはないのですが」と答えたところ、郵送で送っていただくことになりました。
申し訳ないという気持ちとともに実務的にも書類の受理に2~3日かかってしまいました。

 

2度目は、PCがなく、Eメールを使用しない会社の雇用調整助成金の代行業務を行うことになったときです。

初回の申請は、会社に伺って、書類を直接頂きましたが、その後の申請の度に郵送して頂くわけにもいかず
(Limeによる写真送付も考えましたが)、FAXを導入することにしました。

 

ただし、FAX機や複合機は買う必要はないと思っていたので、「eFax」の契約をしました。
(実は後に複合機を買うことになってしまいましたがその記事は後日でも)

 

「eFax」は、インターネットFAXで

・FAX機は不要
・WEB上で契約すれば、その日から使用可能
・FAX番号も複数から選択可能        です。

以下、簡単に概要を書きますと

【使用方法】

受信時は、指定のEメール宛てにPDFが送られます。
送信時は、ネット上のサイトにログインし、PDFにした送りたい書類を添付して、送信します。
パソコンだけでなく、スマホのアプリでiPhone、Android版ともにあります。

【費用】
・登録手数料 1,000円(税込1,100円)
・使用料
<月払いプラン>1,800円/月 (税込1,980円)
<年払いプラン>18,000円/年 (税込19,800円)
※送信、受信ともに毎月150ページ まで無料(151ページ目以降) 10円(税込11円)/ページ

詳細は、eFaxのホームページをご覧ください。

◆eFaxホームページ
https://www.efax.co.jp/

 

FAXって送るとき書類を必ず、印刷しなければならないですけどeFaxなら、印刷しなくてもよいです。

また、外出先で書類を確認できたり、使い方によっては費用面でもメリットがあると思います。

 

なんか「eFax」の広告みたいになってしまいましたがFAXを廃止したい会社は、
一度、eFaxに移行してから、運用面を見直して、徐々にメールやチャットに
移行するという手もありかなと思います。

 

まとめ

もともと機材はなかったので、物理的になくなったものや
スペースが空いたわけではありませんが精神的にスッキリしました。
お金以上の効果があったと思います。

新しいお客様には、FAXはないので、PDFやファイルはクラウドストレージに
置いてください、と言えますし、それがお互いの効率化につながると信じています。

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