現在のクラウド勤怠システムは、下記のような機能を網羅しているのが主流です。
・勤怠集計（リアルタイム把握）
・残業、休日出勤の申請、承認
・残業アラート（警告）
・シフト管理
・有給休暇管理
・CSVデータ出力
・PC、ICカード、スマホ等打刻
今回は、上記のような一般的な勤怠システムに装備されていない、KING OF TIMEの便利な独自の機能をまとめました。
（なお、KING OF TIMEには、勤怠管理の他、KING OF TIME人事労務、KING OF TIMEデータ分析、KING OF TIMEセキュアログインがあります。KING OF TIME勤怠管理に契約するとすべて追加費用なく、使用できますので、それらの機能も含めてご紹介します。）
一般的な勤怠システムに装備されているような機能等は記載しませんので、ホームページにてご確認ください。
本記事は、以下のような方におすすめの記事です。
・とりあえずKING OF TIMEの主な機能を知りたい方
・KING OF TIMEを利用しているがもっと活用したいと思っている方
・スクラッチ型からパッケージ型のクラウド勤怠システムに移行を検討している方
・クラウド勤怠システムの導入を検討しているが自社の制度が運用できるか不安な方
・KING OF TIMEを社労士がおすすめする理由を知りたい方
※本記事は、ボリュームがありますので、下記の目次から気になるものから読んで頂いてもよいかもしれません。
豊富なカスタマイズ機能
以前の勤怠システムは、スクラッチ型（オーダーメイドのオリジナル）も見られましたが現在は、パッケージ型（既存の完成品）のクラウドシステムが主流であり、パッケージ型は下記のメリットがあります。
①費用が安い
②導入がしやすい
③品質が保証されている
①初期導入費がかからないものが多いです。
②要件定義等をしなくても「型」にはめていくことで設定がしやすいです。
③検証等はしなくても法令を遵守して開発されていて、法改正にも対応されています。
一方、パッケージ型のデメリットとして、機能やカスタマイズが限定されるという点があげられます。
しかし、KING OF TIMEは、下記の理由でパッケージ型のデメリットを感じにくい作りとなっています。
①他社より機能が豊富である
②カスタマイズ性が高い水準で開発されている
全くカスタマイズ性がないシステムも多いですが使い勝手がよくある程度カスタマイズもできるように開発されていることが随所に感じられます。
カスタムデータ項目設定
勤怠システムからのエクスポート（出力）データで資料に使用したり、給与計算システムにインポート（取り込む）する際に勤怠項目（出勤日数、労働時間、残業時間など）をエクセルで加工するようなことはないでしょうか。
カスタマイズができる機能の代表例として、勤怠集計項目を「カスタムデータ項目設定」により、下記のように変更できます。
・複数の項目を加算および減算して、新しい項目を作成
（例：残業時間合計＝残業時間 ＋ 深夜残業時間 ＋ 休日残業時間など）
・項目の名称を変更（例：残業時間 → 早出残業時間）
・項目の並び順を変更
「複数の項目を加算および減算して、新しい項目を作成」を例にとると画面の上から、
①カスタム表示コードを任意で付番（100）
②その名称をつける（残業時間合計）
③集計単位を選択（時間）
④追加する項目の選択欄で「残業時間、深夜残業時間、休日残業時間」の＋（プラス）のチェックをすれば、3つの時間を合計した「残業時間合計」という項目が作成され、表示を行うことができます。
また、タイムカード画面に表示することも可能です。
有給休暇付与設定
有給休暇については、労働基準法に遵守する自動設定（出勤率8割以上で入社6か月後に10日付与、1年6か月後に11日・・・）の他、付与日と出勤率のカスタマイズができます。
具体的には、下記のような設定が可能です。
・入社と同時に付与
・入社日と同時に初回付与の半分を付与し、入社日から6ヶ月後に残りを付与
・入社日から3ヶ月後に半分を付与し、入社日から6ヶ月後に残りを付与
・入社7年6か月後に22日付与
・出勤率を60％に設定
さらに2022年10月から、失効した年次有給休暇を積立休暇として管理できる機能がリリースされました。
時効（2年）で権利が失効した年次有給休暇を積立休暇として、私傷病、介護、育児等の休暇にあてられる制度です。
半日単位、時間単位でも使用する設定が可能です。
人事労務機能
人事データ（従業員からデータ収集）
勤怠システムとしては、氏名、性別、入社日などは管理することが多いですが、KING OF TIMEでは、個人・家族情報、通勤経路・通勤費、給与振込銀行、給与、社会保険、住民税、マインバー等の人事データベースを管理でき、そのデータは従業員から申請にすることもできます。
また、適用日と更新日のデータを持っているので、履歴を管理することも可能です。
適用日は過去日、未来日の登録も可能です。
さらに任意項目の追加が可能です。
下記のように「免許・資格」という項目を追加し、免許・資格をプルダウンで選んだり、取得日を年月日形式にして登録をするようにカスタマイズできます。
このデータベースと勤怠管理KING OF TIMEは別システムですがデータ連携することができます。
連携方法は、随時、手動、夜間バッチの3つの方法があります。
さらに全権管理者には、「～の〇日前に画面上／メールで通知する」といった設定が可能です。
契約期間終了日や育児休業給付金申請の手続きを忘れないように連絡してくれる機能も便利です。
マイナンバー管理
上記の人事データベース機能の中でマイナンバーも管理できますがここでは別途詳しく説明します。
現在、雇用保険や社会保険の資格取得、資格喪失等で基本的にマイナンバーが必要になっていますので、クラウド上でマイナンバーを管理できる人事労務システムを利用するという方法があります。
ただし、マイナンバーの情報を従業員からクラウドシステム上で申請できず、マイナンバーカード等のコピーを従業員からもらって直接、労務担当者が登録しているなら、利用することを検討するのもいいかもしれません。
マイナンバーの管理上、紙媒体やエクセル等で管理していると情報漏洩、セキュリティ面でリスクが伴いますし、データ管理できないため、非効率となるからです。
データベース上は従業員、家族の下記の情報を管理することができます。
・マイナンバー
・番号確認書類
・確認書類の画像
・本人確認書類１～４
・適用対象
従業員からの登録後、管理者が承認という流れになっています。
人事労務システムを使用していないようなケースでも、エクスポートは、比較的に簡単にできるので、データの活用はしやすいです。
Web給与明細機能
現在、紙で明細書を配布しているなら、利用すること検討してみましょう。
セキュリティの確保、ペーパーレス化、（拠点がわかれている場合の）郵送代の節約、〇〇課長が明細書をなかなか配ってくれない、などといったレアな問題も解消されます。
また、Web給与明細機能単体で費用がかかっているなら、こちらに移行するという手もあります。
KING OF TIMEのWeb給与明細を使用すると従業員のシステムの入り口が少なくなるというメリットがあげられます。
勤怠はAシステム、身上申請はBシステム、明細書はCシステムなどとなると利便性に欠けますし、システムにログイン頻度が下がる傾向があります。
基本的にはフォーマットを設定して、従業員別の支給控除の一覧をCSV形式でアップロードすれば、使用できます。
所得税法上、初回に「給与明細等を電子で受け取ることの同意」が必要ですがシステム上で対応できています。
給与明細、賞与明細、源泉徴収票がWeb上で閲覧でき、公開日も事前に設定できます。
振込前に給与計算間違いが発覚した際も紙の明細書の差し替えるようなこともなく、データを修正するだけです。
また、源泉徴収票に社印を押印されている会社も見受けますが金融機関でローン申請するような場合を除き、必須ではありません。
あとメッセージ機能（「お疲れさまでした」「今月の社内行事」など）も256文字以内で登録可能で従業員別に変えることができるので、社会保険の標準報酬月額の改定等も通知することも可能です。
打刻以外のデータ記録・カウント（夜勤回数、交通費など）
補助項目
勤怠システムなので、出退勤や休憩の時間をデータとして利用するのは当然ですが勤怠以外のデータも管理したいというご要望はないでしょうか。
KING OF TIMEには、通常の勤怠の打刻データ以外のデータを記録したり、カウントする補助項目という機能があります。
具体的に記録したいものと用途を挙げた方がわかりやすいかもしれませんが、例えば、
・夜勤回数（回数によって、夜勤手当を支給）
・在宅勤務回数（回数によって、在宅勤務手当を計算）
・お弁当の回数（回数によって、お弁当代を給与から控除）
・在宅勤務時間（時間によって、在宅勤務手当を計算）
・外出時間（外出した時間（中抜け）分を給与から控除）
・交通費（合計金額を給与で支給）
といったデータを管理できます。
勤怠データをエクスポート（出力）し、給与計算システムにインポート（取り込み）する際、そのままのデータではインポートできないため、一度エクセルデータとして加工するという作業をされるケースも見受けられます。
この補助項目機能を利用すれば、エクセルの加工作業をしなくてよかったり、作業を減らしたりすることができます。
入力単位は、「時間帯」、「数値」、「選択肢」から選んで設定します。（必須）
具体的に画面をみてみましょう。
従業員は、自分のタイムカード画面左にある「補助項目申請」から申請します。
入力単位として「時間帯」に設定した「在宅勤務」を選択すると時間帯等が表示されるので、入力します。
次に入力単位として「数値」に設定した「交通費」の場合、選択すると金額を入力できるようになります。
最後に入力単位が「選択肢」の場合は、あらかじめ、事前に選択肢を作っておいて、プルダウンから選べます。
例えば、自拠点から「本社」、「大宮支店」、「横浜支店」への交通費をマスタで設定しておいて、行ったときの金額を集計するような使い方もできます。（基本オプション値）
さらに値は「基本オプション値」だけでなく、「所属・雇用区分別」、「従業員別」まで値を設定することもできます。
補助項目は、基本的には従業員の申請ですが従業員の直接編集にすることもできます。
例えば、お弁当代は集計できたらいいですけど上司に申請しませんよね。
汎用フラグ
補助項目に似た機能として、「汎用フラグ」という機能があります。
汎用フラグは、2個まで登録ができ、使用時は、サポートへ連絡し、名称も登録してもらいます。
（登録例）
名称1 → 夜勤回数
名称2 → 在宅勤務回数
サポート窓口に連絡する必要があり、登録後は、スケジュールパターンのマスタに「夜勤回数の強制設定」と表示されるようになるので、「チェック有」にします。
スケジュールパターンに登録しておけば、自動でカウントされようになります。
（従業員の申請や管理者の直接登録が不要）
補助項目と汎用フラグは似たような機能なので、表にまとめました。
設定する際の参考となれば、幸いです。
| 補助項目 | 汎用フラグ | |
| 従業員の申請 | 要 （不要にすることもできる） |
不要 （申請させることもできる） |
| 設定上限 | なし | 2個まで |
| 回数 | 〇 | 〇 |
| 時間帯 | 〇 | × |
| 金額等 | 〇 | × |
| その他 | – | スケジュール登録すれば、自動カウント |
1年単位の変形労働時間制対応
法律上、変形労働時間制度には下記のようなものがあります。
・1年単位の変形労働時間制
・1か月単位の変形労働時間制
・1週間単位の非定型
・フレックスタイム制
統計上、最も採用割合が高いのが1年単位の変形労働時間制です。
ここでは1年単位の変形労働時間をクラウド勤怠管理システムを利用する上で押さえておきたい機能をみていきます。
月跨ぎ（またぎ）計算
1年単位の変形労働時間制を採用している場合の時間外労働は、日、週、年の単位でそれぞれカウントすることになります。
ご存知の通り、通常は、1日8時間、週40時間を超えると時間外労働になりますが1年単位の変形労働時間制の場合、
〈日の時間外労働〉
・所定労働時間が８時間を超える場合 → 所定労働時間を超える労働が時間外労働
・所定労働時間が８時間未満の場合 → ８時間超える労働が時間外労働
〈週の時間外労働〉
・週の所定労働時間が４０時間を超える場合 → 所定労働時間を超える労働が時間外労働
・週の所定労働時間が４０時間未満の場合 → ４０時間超える労働が時間外労働
※上記、日でカウントした時間外労働時間は除く。
〈対象期間（1年）の時間外労働〉
対象期間の『法定労働時間の総枠』を超えて労働した時間
４０時間 × 対象期間の暦日数／７日 = 2085.7時間（365日の場合）
※上記、日、週でカウントした時間外労働時間は除く。
このように複雑な計算をしなければならず、システムに頼りたいところですがシステムで管理する際に重要な問題が発生します。
例えば、週の労働時間を日曜日から土曜日まででカウントすると決めた場合に月初が毎月、日曜日からはじまるわけではありませんし、月末が土曜日で終わるわけでもありません。
要するに週の労働時間をカウントする際は、「月を跨ぐ（またぐ）」という事象が発生します。
そこでKING OF TIMEでは、下記の3通りで設定が選択できる仕様となっています。
①前月を含めた1週間で計算する
②基準時間はそのままで、7日に満たない日数で計算する
③基準時間も同じ日数で割り、7日に満たない日数で計算する
労働基準法上の取扱いをここでは詳しくは書きませんが①③は問題ないと考えて大丈夫です。
それでは、カレンダーと労働時間で具体的にみてみます。
起算曜日を日曜日とし、４０時間を超えた勤務を時間外とカウントするものとします。
①9月の第一週は、前月を含めた週労働時間は、44時間で4時間の時間外労働として、カウントされます。
②9/1、9/2の労働時間の合計18.5Hは、４０時間を超えないため、時間外労働はカウントされません。
③9/1、9/2の労働時間の合計18.5Hを日割計算します。
40時間 × 60分 = 2400分
2400分 ÷ 7日 × 3日 = 1028.571…
1028.571…分 → 17時間8分
18時間30分（労働時間） – 17時間8分（基準時間） ＝ 1時間22分（時間外労働時間）
1時間22分の時間外労働をカウントしてくれます。
（※①の時間外労働は8月の最終週も含めていますので③の時間外労働と単純に比較しても意味はありません。）
1年単位の変形労働時間制に対応しているというクラウド勤怠システムはありますがある特定の条件でしか設定できないというケースも少なくありませんので注意が必要です。（上記例の3つの選択肢がなく、1つのパターンでしか対応できないケースがあります。）
また、KING OF TIMEでは、変形労働時間の設定する際には、法令上問題のない推奨の設定を選ぶこともできますので、コンプライアンスのチェック機能も働き、安心です。
中途入社・中途退社の時間外手当の精算
中途採用者や中途退職者など雇用期間が対象期間より短い労働をした従業員については、その労働した期間の労働時間を平均して週４０時間を超える場合は、その超えた時間について時間外労働手当の支払いが必要となります。
具体的な例をあげてみます。
ちょっと極端ですが1～6月は、週平均45時間で7～12月は、週平均35時間という勤務スケジュールです。
1年で平均すると週40時間というスケジュールとなります。
6月末で退職する人がやめるまで所定労働時間の週45時間で働いていたとします。
1～6月は、所定労働時間で働いていたたので、時間外手当を支給されていなかったのですが実際の雇用期間だけみると週45時間平均で働いていたため、週40時間を超える分について、時間外手当を支給しなければならなくなります。
年前半の週平均が35時間で年後半の週平均が45時間で年後半から入社したようなケースも同様の考え方により、時間外手当の精算が必要となります。
このあたりまで考えて開発しているクラウド勤怠システムが少ないのが現状です。
KING OF TIMEでは、中途入社、中途退社の年の精算が自動で計算することができます。
困ったときのヘルプ機能
ヘルプ機能自体は、「どんなシステムもある」と疑問に思われるかもしれません。
勤怠システムを使用するにあたって、ヘルプ機能はなくてはならない機能です。
よって、使い勝手がよくなければならないと考えていますがKING OF TIMEの「ヘルプ」は記事数が非常に充実しています。
（トップページ右上）
例えば、「有給休暇」で検索すると188件の記事が表示されます。（2022年10月31日現在）
また、検索結果は、左にカテゴリ別に分けられ、記事下には、関連記事も表示されます。
検索結果の記事も細分化されていて、探しやすいです。
また、よく検索する記事には、「フォローする」という機能があり、ブックマークのように保存することができます。
ヘルプの検索機能を使用してわからなかったら、サポートを受けるのがよいでしょう。
サポートは、下記のようになっており、全権管理者のアドミニストレータ―（admin）のみの権限となっています。
・チャット（チャットボット、オペレーター）
・問い合わせフォーム
・電話（要予約）
さらに「マイアクティビティ」という問い合わせの履歴を確認できる機能があります。これは、管理者が交代した場合には「組織の問い合わせ」（前任者の問い合わせ）も閲覧できます。
個人的には、オペレーターのチャットがレスポンスが早く、回答も的確なので、利用させて頂いています。
最後にヘルプ機能ではないですが従業員から問い合わせを受けることがあります。
「この画面のここがおかしい」とか言われ際に従業員からみている画面が見えず、画面のキャプチャーをメールで送ったりするのは、手間も時間もかかってしまいます。
KING OF TIMEでは、全権管理者が従業員画面に代理ログインができるので、上記のような状況でもエラーなどの特定がスムーズに行えます。
時間帯集計（複数時給）
正確には、勤怠管理システムなので、複数の時給を計算できるわけではありません。
しかし、一般的に複数の時間を分けて集計する機能がない勤怠システムが多いなか、KING OF TIMEでは、時間帯集計という機能があります。
例えば、居酒屋でランチタイムと夜の営業時間で時給が異なる場合、それぞれの時間をカウントし、集計することが可能です。
時間帯区分登録のマスタは下記のように設定できます。
「居酒屋部門」という時間帯区分名で「時間帯区分1：ランチ」と「時間帯区分2：居酒屋」に分けています。
（ひとつの時間帯区分で1、2・・・8と最大8つまで細かく設定できます。）
時間帯区分を設定する日と設定しない日で分けることもできますし、曜日別に異なる時間帯区分を設定できます。
さらにその設定を自動でスケジュールの設定ができたり、従業員別に自動でスケジュールの設定もできます。
タイムカード画面で集計すると下記のようになります。
それぞれ月間の時間を集計し、データ出力すれば、複数の時給で給与計算が可能です。
（給与計算システム側ではシステムによって設定の仕方は工夫が必要になる場合もあるかもしれませんが）
PCのログオン・ログオフで打刻
Windowsのログオン／ログオフのログ管理、そのログをKING OF TIMEと連携して打刻ができるセキュアログインというサービスがあります。
「セキュア」とは、安全な、安心な、頑丈な、といった意味があります。
また、Windowsパスワード、ワンタイムパスワード、生体認証による本人確認を行うデバイスとも組み合わせられるのでセキュアなPC管理を行うことが可能です。また、2つ認証方法を同時に利用する「二要素認証」もできます。
②Windowsのログオン／ログオフ等PC上のログを記録するのでPC稼働実績を把握することが可能です。
③セキュアログインで取得したログをKING OF TIMEの打刻として使用することが可能です。
Windowsのログオン／ログオフを打刻時間として、自動記録するだけでなく、Windowsのログオン／ログオフと実際の打刻時間をそれぞれ記録し、その乖離（かいり）時間を確認することもできます。
現状、多くのクラウド勤怠システムでPC、タブレット、スマートフォン、ビジネスチャットによる打刻が対応されていますが打刻ボタンすら押さない機能は、便利で工数削減になるだけでなく、コンプライアンスを強化したい企業にとっては、自宅へ仕事を持ち帰るようなサービス残業の抑制にも機能します。
〈次点〉分析機能
7選と言いながら、もうひとつだけ最後に紹介しておきたい機能があります。
KING OF TIMEのマスタや勤怠データを利用し、グラフ化し、下記のデータ分析することができます。
①データの可視化
②比較レポート
③労務管理の健全性診断
①労働時間、有給休暇、従業員の推移等のグラフにより、可視化できます。
（データ分析のグラフはデモ画面のため、データがありませんがご了承ください。）
②政府統計と自社の平均労働時間、平均在籍年数、平均年齢などを比較してグラフで表示します。
会社規模、都道府県、産業分類も選択できるため、実態にあったデータ比較ができます。
③社会保険労務士法人ヒューマンリソースマネージメント監修の労務管理の健全性診断をレーダーチャートで表示されます。
いかがだったでしょうか。
最後まで読んで頂いてありがとうございます。
KING OF TIMEは、利用者数255万人は業界トップシェアでビル、工場、店舗、在宅などのオフィス形態や製造業、サービス業、飲食店など様々な業種の導入実績があります。
費用は、1人月額３００円の従量課金制です。
（登録人数ではなく、毎月の打刻人数に課金されます。）
導入等の参考にして頂ければ幸いです。
◆KING OF TIME
https://www.kingoftime.jp/
