「給与締日と支給日の期間が短い問題」の対処方法①

 

9月は敬老の日と秋分の日があり、シルバーウィークとも呼ばれいます。
連休はうれしいけど、給与計算の担当者によっては、きつい、と思う人もいらっしゃるのではないでしょうか。

アイキャッチ画像のように給与支給日が25日の会社の場合、直前に祝日が2日入ってしまうと給与計算する際、締日からの期間が短く、タイトになります。しかも、今年は25日が日曜日のため、金融機関が営業日にあわせて、支給日を繰り上げると23日になってしまいます。

そこで今回は、給与締日と支給日の期間が短い場合の対処方法について、考えてみたいと思います。

給与締め日と支給日の間隔は、特に法律等で決められているわけではないので、会社によって異なりますがどんなパターンがあるか見てみましょう。
下記は20年以上アウトソーサーとして、今まで実際に見たことのある、もしくは、ありそうなパターンをあげてみました。

支払サイトとは、締め日から支給日までの日数です。

また、給与計算に使用する締日ですが出勤日数の計算と残業時間等を分けて、集計するやり方もあります。
例えば、No.17の末日締め翌月15日払いの場合、末日締めで欠勤があったらその分の基本給などを控除計算します。残業等の計算も末日締めで計算します。
一方、出勤日数と残業時間などを分けるというのは、どういうことかというとNo.13で基本給などは出勤日数で末日締めで計算しますが残業等の計算は当月ではなく、例えば、「前月の1~末日」で集計するようなケースです。
ちなみに支払サイト「-5」っておかしいと思われるかもしれませんが日給月給(簡単に言いますと月給で支払うが欠勤があれば、その分控除する)ではなく、完全月給(欠勤があっても控除しない)であったり、見込で支払ったりして、大企業やその子会社で割と採用されていたりします。

出勤の締日と残業等の締日を分けて計算ケースでは、集計や単価計算がややこしくなったり、残業等の支払サイトは考えなくてもよいので、今回は、出勤の締日と残業等の締日が同じケースで考えます。

前置きが長くなりましたが、9月のように中旬に祝日が2日あると日程が厳しくなるのは下記のようなケースではないでしょうか。

①20日締 → 25日払い
②15日締 → 25日払い

①勤怠の集計は通常、締日の翌営業日に行うでしょうから、21日に集計して22日に支払いということは作業期間は最大でも2日となります。

②15日締めの場合、①よりは余裕が出来ますが、作業期間は最大4日です。

期間が短いことに対する対処方法としては、下記の方法があげられます。

【短期間の給与支払サイト対処方法】
①クラウド勤怠システム・クラウド給与計算システムを利用する。
②総合振込を利用する。
③アウトソーシングはしない。

①クラウド勤怠システムを使用すれば、勤怠締め時の上長、勤怠担当者の承認は紙やエクセルなどを使用するより、スムーズに行えます。また、クラウド給与計算システムへのデータ登録もAPI連携(システム間のデータ連携)があれば、簡単にできますし、API連携がなくても、勤怠システムでCSVデータをダウンロードして、給与計算システムでアップロードすれば、入力作業が不要で時間短縮が図れます。
まだクラウドシステムを導入していない場合は、まずはここから取り組むのがよいかもしれません。

②金融機関の給与振込の締め切りは、三営業日前の18:00までなどが多いようですが総合振込なら、リアルタイムで送金できる金融機関もあります。ただし、費用面では、総合振込の方が高額になるケースが多いしょう。

③アウトソーシング先に勤怠データを送るケース、勤怠データの集計等も処理してもらえるケース等様々ですがアウトソーシング先によっては、締日から支払い日まで「〇営業日」以上とあらかじめ、指定する場合もあるでしょう。自社でやった方が融通も利くし、処理が早いのは間違いないでしょう。

 

①~③をやっても間に合わない、というケースでは、締日と支給日を変更することを検討するしかなさそうです。
次回は締日と支給日を変更について書いてみます。