社会保険労務士事務所としてのDX(デジタルトランフォーメーション)対応について

 

どの業種についても、DX(デジタルトランフォーメーション)が課題となっていますが社会保険労務士事務所としての幣所のDX(デジタルトランフォーメーション)対応について、記載します。

顧問契約を締結する前の段階で説明させて頂いていますがお問い合わせ頂くことも増えてきましたので、まとめています。
(ツールにつきましては、使いやすいものを事前ご相談させて頂いています。)

すべてお客様の費用負担はなく、使用出来ます。

 

ペーパーレス

【契約締結】
まず、契約締結の際は、メールアドレスを通じて、クラウドサインにて契約書をクラウド上でお送りし、締結頂いています。
クラウドサインは、印紙も不要で書類をファイリングする必要もありません。

 

【ファイル共有】
ファイルや資料の共有につきましては、クラウドストレージのDropboxに保管しています。
ファイルの作成、更新等は、お互いにリンク先を連絡して、スムーズな情報共有を行っています。
データのやり取りを集約することができ、検索も早く、現在までの経緯もわかりやすくなっています。
メールによる添付ファイルの送信は、パスワード設定の手間がかかりますがクラウドストレージは、誤送信の防止やセキュリティもメールより安全と言えるでしょう。

 

【請求書】
請求書は、会計freeeの機能は使用し、メールでお送りするか、チャットで保存場所をご案内させて頂いています。

 

【その他】
紙で郵送するものは基本的にありません。
FAXも使用しておりませんので、紙しかないものはPDFで管理しています。

 

コミュニケーション

【連絡手段】
現在使用しているツールは、Eメール、Chatwork、Lineなどです。

 

【打ち合わせ】
Zoomなどを使用しています。
打ち合わせの内容や時間を事前に決めて、あまり長くならないほうに心掛けています。

 

【日程調整】
Spirというアプリをメール、チャット等でお送りします。
ご都合のよい日時を選んでいただくと自動でZoomのURLが送信されます。

 

【電話】
情報が伝わりやすいことは認めますがお互いの貴重な時間を大切したいという想いから、ほとんど使用していません。

 

 

電子申請

基本的には、クラウド労務システム(ジョブカン、SmartHR、freee、マネーフォワードなど)を使用し、電子申請します。
紙のみの届出および申請につきましては、控えをPDF化して、保存することにしています。

 

 

それぞれの業務、ツール、機能性等を表にまとめてみました。

使用ツール 業務効率化 情報集約 検索のしやすさ 経費削減 セキュリティの確保 使いさすさ
契約締結 クラウドサイン
ファイル共有 Dropbox等
連絡手段 Charwork等
打ち合わせ Zoom等
日程調整 Spir
請求書 freee